Planifier un événement et le mener à la perfection, ce n’est pas aussi simple que ça ne le paraît! Mariage, anniversaire ou événement corporate? Vous aurez à gérer une vingtaine, si ce n’est une cinquantaine, voire une centaine, de personnes. Et même plus! Il faut alors veiller au bon déroulement de l’événement, à la sécurité de tous et à leur confort.
Il ne faut pas non plus oublier la partie divertissement! Vous ne voulez surtout pas que vos invités s’ennuient. Si vous prévoyez de mettre en place des activités, tels que des jeux ou une séance photobooth ou un karaoké, vous devez aussi veiller à la bonne marche de ces animations.
Les spécialistes de l’événementiel vous le diront, la règle numéro un, c’est l’organisation. Et pour être organisé, pas de panique! De nos jours, on peut heureusement se fier à des outils de planification d’événements, qu’on garde sur notre téléphone ou notre tablette, pour simplifier la tâche!
Voici une liste d’outils indispensables, selon vos besoins, pour gérer vos événements, sans mauvaises surprises!
Fixer la date avec Doodle
Parfois, le plus dur s’avère être une tâche aussi simple que de fixer la date de l’événement. Entre ceux qui sont en déplacement, ceux qui rendent visite à leurs parents et ceux qui ont prévu de passer la journée avec leur chat, c’est mission quasi-impossible! Pas d’inquiétude, Doodle est là pour vous y remédier. Cet outil vous permet, en toute simplicité, de créer un évènement, d’inviter vos amis et de, ensemble, convenir d’une date. La date qui arrange tout le monde!
Gérer les invitations avec Dooliz
Avant de les réunir pour le jour-j, Dooliz vous permet de réunir vos invités dans une plateforme en ligne. Vous pouvez alors faire le suivi des réponses en temps réel et relancer en quelques clics ceux qui n’ont pas encore répondu. Vos invités ont accès à un site web où ils peuvent trouver toutes les informations nécessaires, relatives à la soirée! Devant vous, sur le tableau de bord, vous aurez un aperçu global des réponses, du nombre d’invités! Quoi de plus pratique?
Organiser la séance photo avec un photobooth
Le photobooth miroir, est l’un des plus sophistiqués. C’est le chouchou des wedding planners et de tous les event managers. Ils ne jurent que par lui, et ce n’est pas pour rien! C’est un photomaton au design ultra-moderne et aux fonctionnalités des plus sophistiquées. C’est comme un miroir magique! L’animation photobooth dans un mariage ou un anniversaire est une 2 en 1. Non seulement c’est un outil des plus simples pour la gestion des photos, mais c’est aussi une animation en soi, qui va divertir vos invités et les occuper pendant un bon moment. Entre le cocktail et le dîner, vous avez de quoi les faire patienter. On l’inclut dans les soirées corporate car il ajoute du fun et brise la glace! L’avantage avec les photobooths, c’est qu’en plus du tirage instantané, vous pouvez envoyer les photos par mail ou même les partager sur les réseaux sociaux.
Co-gérer avec Tom’s Planner
Si vous n’êtes pas seul(e) sur le coup, optez pour Tom’s Planner. Un outil de planning collaboratif, qui vous permet de gérer un événement en équipe. Le tableur aux différentes couleurs vous permet d’assigner des rôles, de définir les tâches de chacun. On jouit donc d’un aperçu clair sur l’avancement de votre projet événementiel. C’est Daniel qui va aller chercher la commande chez le fleuriste et c’est Emma qui doit mettre en place le décor pour le photobooth, etc. Tout le monde a un aperçu détaillé sur ses tâches! C’est clair, simple et efficace.
Communiquer avec Slack
Par messagerie privée ou par groupes de discussion, Slack vous permet de toujours être en contact avec vos amis, ou vos collègues, qui vous aident à organiser votre événement, ou alors avec les prestataires. Vous pouvez créer plusieurs fils de discussion en modifiant le nom de la conversation: Traiteur, boissons, photos, décoration, etc. Vous pouvez aussi utiliser les appels audio ou vidéo quand vous en avez besoin.
Gérer votre budget avec ABCBA
Planifier un événement, c’est aussi avoir un budget à respecter. Cet outil vous permet de contrôler vos dépenses et de faire le suivi. Il est même possible de classer vos dépenses par catégorie: boissons, amuse-bouche, gâteau, photo, etc. Si vous partagez les frais avec d’autres personnes, vous pouvez aussi les inviter à rejoindre ABCBA et ainsi gérer votre budget en commun. L’application vous permet en plus de scanner vos tickets de caisse afin de toujours en garder la trace!
Ne rien oublier avec Any.do
Gérer un événement, c’est un tas de petites tâches qui peuvent parfois échapper à votre contrôle. Comme outil de rappel et de planification de tâches, on choisit Any.do. On l’aime aussi pour son design minimaliste et son efficacité. C’est comme un assistant personnel, sans lui, on est perdu! Cette application vous aide à être plus organisé(e). Vous ne risquez pas d’oublier votre rendez-vous avec le traiteur, ou de commander les accessoires de photobooth. En prime, vous pouvez ajouter l’endroit où vous devez vous rendre pour une quelconque tâche et activer le GPS en un clic!
Qui apporte quoi?
Ou “KiApporteKoi”, comme le nom de ce service l’indique, il s’agit tout simplement de créer une liste où chacun d’entre vous peut indiquer ce qu’il va apporter à la fête, ou dans d’autres cas, de quelle tâche il s’occupe. Service en ligne, gratuit, sans inscription et très simple. Il suffit de créer une liste et de la partager avec ses amis via les réseaux sociaux ou par e-mail. Le tour est joué! On optimise ainsi la participation de chacun, en évitant les surplus.
Faire les comptes avec Tricount
Si vous comptez partager les dépenses de l’événement entre amis, et que chacun d’entre vous s’est voué à une tâche particulière, avec Tricount, chacun ajoute ses dépenses et l’application s’occupe de faire l’équilibre des comptes en faisant le calcul pour vous. Vous saurez combien chacun a dépensé et qui doit être remboursé. Michael a pris en charge la location du photobooth, Christine a commandé le gâteau et Sandra s’est chargée des boissons, etc. Les coûts diffèrent d’une tâche à l’autre, alors quoi de mieux qu’une réponse toute prête, toute claire, apportée par Tricount?
Organiser un événement est finalement beaucoup plus simple grâce à ces outils, super utiles! La liste est encore longue entre les applications qui vous permettent de créer une cagnotte entre amis, les applications pour créer des playlists, d’autres qui vous livrent des recettes de cocktails. Tout dépend de vos besoins!